En primer lugar, necesitamos conocer la dirección de estas administraciones, las cuales se pueden localizar en varios lugares de la red. El que yo utilizo y que me parece bastante actualizado y completo es este enlace. En esta página están las direcciones del servicio filatélico central de cada administración, que en ocasiones no coincide con la capital del país al que pertenece la administración.Indicar también, y esto es importante, que, en la mayoría de las ocasiones, se suele asociar una única administración postal a un país en concreto (por ejemplo, a Correos con España), pero existen dentro de un mismo país colonias y otras entidades políticas, como por ejemplo Mayotte, Saint Pierre et Miquelon o Wallis et Futuna, que pertenecen a Francia, o Jersey y Guernsey que pertenecen al Reino Unido. En estos casos en nuestras cartas debemos indicar al final de la dirección Francia o Reino Unido, puesto que Mayotte o Jersey, a pesar de que tienen un servicio postal propio no son países.

Otra indicación importante es, y dado que vamos a entablar relaciones internacionales es la de indicar en el sobre el nombre del país en inglés, y, si lo conocemos, en el idioma del propio país. Esto que puede parecer un aspecto poco importante os aseguro que no lo es tanto. Por ejemplo, si escribimos a Hungría, lo mas adecuado es que al final de la dirección en el sobre escribamos Hungary (Magyarország). También es aconsejable escribir toda la dirección muy claramente, a ser posible a máquina de escribir (yo lo hago así), ya que con ello evitaremos confusiones ante algunas administraciones postales.

A continuación de escribir en la parte anterior del sobre la dirección del destinatario, escribiremos la del remitente (o sea, nosotros) en la parte posterior del sobre, por si nos devuelven la carta (lo cual me ha ocurrido en escasísimas ocasiones, prueba de que las direcciones de la página web están bastante actualizadas). Después deberemos rellenar otro sobre de menor tamaño con nuestra dirección, que entre en el primero y que es el que pediremos nos retornen con un matasellos de los que se utilicen cualquier oficina postal del país. Como en el caso anterior escribid el nombre de España en inglés y español España (Spain), para evitar problemas en países con idioma complicado.

Otro consejo que os hago es que utilicéis sobres de avión, tanto en el que mandéis la carta de petición como en el que os deberán dirigir a vosotros, cuando escribáis fuera de Europa. A veces no es fácil localizar sobres de avión de dos tamaños diferentes, pero de seguro que si buscáis en varias grandes superficies los encontrareis. En la correspondencia dentro de Europa utilizad los habituales sobres blancos ordinarios.

Una vez preparadas estas dos piezas, deberéis confeccionar una carta de petición, en la que les rogaremos nos retornen el sobre que les hacemos llegar por correo ordinario y matasellado con cualquier matasellos que se utilice en su oficina postal. Aquí hay un gran problema, que para algunos podría presentar una barrera insalvable, y es la siguiente: ¿cómo pedir un matasellos, por ejemplo, a una oficina de Mongolia?, evidentemente no en mongol, sino en alguno de los idiomas conocidos como universales, y que a mi entender son el inglés, el francés y el español. Os aseguro que utilizando uno de estos tres idiomas nos entenderán al menos en el 90% de las ocasiones. Yo he dividido por tanto a las administraciones en tres grupos, a las que hay que dirijirse en español, en francés y en inglés. En español a las administraciones de países iberoamericanos que todos conocemos y, no hay que olvidar a Guinea Ecuatorial. En francés a Francia, colonias y países europeos, africanos o de Asia principalmente que por haber tenido un pasado ligado a Francia se hable este idioma (Luxemburgo, Gabón, Camboya, entre otros) . En inglés al resto de administraciones, tanto hablen como no este idioma como oficial.

Os muestro las tres cartas que utilizo yo, por si deseáis utilizarlas vosotros también y, sobre todo, para los que no conozcáis estos idiomas. Donde ponen mis datos personales ponéis los vuestros. Y en donde pone los datos de una administración, ponéis la de otra y solucionado. Estas cartas las tengo metidas en el ordenador y simplemente cambio el nombre de la administración a la que va dirigida y asunto resuelto. Las cartas en francés e inglés son una traducción aproximada de la que está en español (¡ojo!, advertiros que yo tampoco soy un doctor en idiomas, y mis conocimientos de ortografía inglesa y francesa dejan bastante que desear, por lo que a buen seguro estas cartas contendrán algunos errores, pero que no modifican la esencia de la carta).